La Digitalización: ¿cómo se come esto?

La Digitalización: ¿Cómo se come esto?

La Digitalización: ¿cómo se come esto?

La Digitalización: ¿cómo se come esto? 2000 1232 Pescafácil

Hoy en día vemos muchos artículos de prensa que hablan sobre la necesidad de implementar herramientas de digitalización como una tabla de salvación para incrementar la productividad.

Igualmente observamos cómo muchas comunidades autónomas y gobiernos ofrecen ayudas a las empresas, especialmente a las PYMES, para que inviertan en temas relacionados con digitalización y, sin duda, son muchos los beneficios que se obtienen cuando se invierte con orden y objetivos claros.

Lo primero que debemos hacer antes de diseñar un Plan de Digitalización es una evaluación de dónde estamos parados y cuáles son las áreas más importantes que debemos atacar para “simplificar, organizar y optimizar” las tareas de nuestra organización. En este esquema de Autoevaluación debemos preguntarnos como estamos en cuanto a redes y teletrabajo, movilidad, sistemas de telefonía, seguridad, control de gastos (energía), procesos (flotas), RRSS, etc.

Así mismo, debemos pasearnos por temas como recursos materiales y humanos, formación de personal, mantenimiento de equipos y sistemas, tecnología, conectividad.

Una vez revisado el estado de nuestra organización, debemos preparar un Plan de Digitalización. Recomendamos elaborar un plan por un periodo mínimo de dos años. Para este plan, las herramientas se dividen principalmente en organización de la gestión operativa y administrativa, análisis de datos, comunicación y técnicas de mercadeo. También debemos incluir al margen, pero sin restarle importancia, temas de ciberseguridad.

Herramientas:

Toda empresa debe manejar un sistema de ofimática que permita la comunicación con mayor fluidez, para lo cual se recomienda adquirir o contratar el más extendido en el mercado: Microsoft Office o Google Workspace, que ofrecen soluciones de correos electrónicos, comunicación con equipos (servidores o nube) y videoconferencias.

Para las comunicaciones con nuestros clientes se recomienda la instalación de un CRM (Customer Relationship Management). En este campo hay herramientas desde las más sencillas (gratis) hasta unas muy complejas que dependerán del nivel de sofisticación y manejo de datos de la empresa. Esta herramienta puede trabajar en paralelo o estar insertada en el ERP o el Sistema de Gestión de la empresa.

En cuanto a la contratación de un ERP – Gestión de Empresa, al tratarse del corazón de la organización, recomendamos tener en cuenta 7 factores:

  1. El programa debe estar diseñado para la actividad especial de la empresa
  2. Capacidad de integración
  3. Herramientas fáciles de usar por el personal operativo y administrativo
  4. Capacidad de movilidad (HTML5)
  5. Proveedor de confianza y larga duración
  6. Evaluación del coste de proyecto, instalación y mantenimiento
  7. Seguridad

Para las comunicaciones internas el uso del correo electrónico debe ser suficiente si se trata de una PYME, y para las comunicaciones externas, cuando son masivas, se recomienda el uso de plataformas como MailChimp, que pueden estar conectadas con el sistema de ofimática y el CRM para envio de correos electrónicos.

En cuanto a la página web el software más utilizado es WordPress; sin embargo, es importante saber si la empresa está dispuesta a hacer ventas online, ya que en ese caso se sugieren otros programas como Prestashop y Magento.

Una vez instalada la página web, hay sistemas para evaluar su desempeño y, si es necesario, se deben medir las métricas para mejorar las ventas o posicionamiento. Para ello los expertos recomiendan Google Analytics, que puede ser gratis para operaciones sencillas (SEO) o de pago para el análisis más sofisticado de data de posicionamiento (SEM) o impulso mediante Google Ads, por ejemplo.

Como herramientas de marketing y publicidad se recomienda el uso ordenado de las redes sociales (RRSS), que muchas veces son gratuitas, pero que requieren dedicación y tiempo. La más popular hoy en día es Instagram, al ser la más usada al momento de buscar información de compra de un producto. También tenemos YouTube, que es la segunda más utilizada, de acuerdo con la Asociación Mundial de Comunicación, Publicidad y Marketing Digital IAB Spain. Por otra parte, y dependiendo de la actividad, se deben usar LinkedIn (para posicionamiento profesional o lo que hoy se conoce como Social Selling), Twitter y Facebook. Tenemos herramientas que ayudan a la gestión y análisis de la RRSS (Metricool y Hootsuite) asequibles que ayudan a segmentar al máximo el público.

La digitalización también se conecta con la automatización. En este caso nos encontramos con problemas al existir múltiples fabricantes y aplicaciones, por lo que debemos buscar sistemas que sean integrales, fiables, confiables, profesionales, eficientes, rentables y de fácil uso. La automatización se puede aplicar a áreas diversas, tales como climatización, seguridad, multimedia, ahorro de energía, iluminación, comunicación, etc. Su uso dependerá del costo y necesidad de la organización.

Por último, pero no por eso menos importante, hay que tener en cuenta los sistemas de seguridad tanto físicos como de ciberseguridad. Las tendencias de equipos físicos son: CCTV (sistemas de cámaras de gran resolución, luminosidad, etc.), analítica (conteo de personas, piezas, controles, etc.), Inteligencia Artificial (procesamiento de datos, Deep Learning, etc.), aplicaciones (reconocimiento de matrículas y personas), alarmas (detección y análisis), control de accesos (biométricos – rostros, huellas, carnets). En cuanto a ciberseguridad tenemos que considerar aplicaciones de confianza, permisos de usuarios, ejecución automática de paquetes informáticos, cifrado de datos, antivirus y cortafuegos (firewall), antimalware, reconocimiento de emails de confianza, gestión de contraseñas y actualizaciones de softwares de protección, entre muchas otras.